●週２回のメルマガ発信には道具が大事

　　私は、今マーケティングメルマガを発行しています。また、そのメルマガが本になり、出版されます。メルマガの読者さんから、よく「週２回これだけの内容を発信されるのはすごいですね」とよく言われます。内容を考えるのも確かに大変なんですが、それを実際にタイプして、整形して、配信できるまでにするのも結構大変です。その際に使っている道具を紹介します。

●エディタって？

　　「エディタ」と呼ばれるツールは、あまり使っている人がいないようですが、一種のワープロソフトです。マイクロソフトのワードにイメージとしては近いです。が、いわゆるワープロソフトは、タイプしたものを装飾して美しく見せるのには向いていますが、ものごとを考えるのには向いていません。
　　頭の中にある、暗黙知を体系・論理立てて、文字にして形式知とするには、様々な要素が必要です。

　▼スピード：頭の考えるスピード、手の動くスピードにソフトが追いつかないと致命的。
　▼前後関係・文脈の把握
　▼大量の文字原稿の流れを把握して素早くそこにジャンプ出来る

などが重要なんです。ワープロソフトは、タイプしたものを装飾するには良いですが、タイプするのには向きません。

　　そこで、エディタと呼ばれるソフトが力を発揮します。もともと、プログラマーがプログラムを書くのに使っていたようで、大分昔から存在するソフトです。実はWindowsにも無料で付属していて、「メモ帳」と呼ばれるソフトもエディタです。文字の装飾などはできず、ひたすらテキストデータの編集を行うソフトです。

●テキストデータって？

　　エディタは、「テキストデータ」と呼ばれるものを操作します。テキストデータとは、装飾、飾りなどが無い、文字だけのデータです。Windowsでは、".txt"という拡張子で終わるファイルがテキストファイルです。ワードでタイプしたものをそのような形で出力することもできます。ワードのファイルは、言ってみれば、テキストファイルに、「文字のフォント、サイズ、装飾、改行」などのデータをつけたものなのです。逆に、テキストファイルは、ワードのファイルから、そのような装飾要素を省いて、文字だけにしたものと言えます。メモ帳で保存されるデータは、テキストデータです。
　　ちなみに、マックではSimpleTextと呼ばれます。この言葉を知らないときは、マックユーザーと会話していても伝わりませんでした・・・。テキストで保存してほしいときは、マックユーザーには「シンプルテキストで保存して」というと伝わります。
　　ワードなどでこのテキストデータを読むことはもちろん可能ですが、装飾などはいっさいついていません。逆に、ワードで作ったものをテキストデータとして保存しますと、それはエディタで読めるのですが、装飾が無くなります。
　　メルマガを配信する際は、普通はテキストで送信しますから、メルマガを送るときにはテキストエディタは必須です。 また、本を書いて出版社に渡す際にも、テキストデータであれば読めないはずは無いので、一番汎用性のあるデータなんです。

●お奨めのエディタは？

　　お奨めのエディタは、Windowsであれば、ずばり、WZ Editorです。Village Centerという会社が発売しています。大きいパソコンショップなら置いてあると思います。現在の最新版はVersion5です。
　　Version4のときからずっと使っています。

●WZの長所

　　WZの強みは、何と言ってもアウトライン機能です。特にVersion5になって、この機能が強化されたのは大変嬉しかったです。

●アウトライン機能って？

　　アウトラインというのは、見出しをまとめて表示する機能です。下の画面の、右側が本の原稿のタイプです。■が見出しマークになっていて（これは好きなように変えられます）、その見出しの部分が左側に表示されます。これがアウトラインです。■が大見出し、■■が小見出しになっています。
　　このメリットは、
１）左側の見出しを見ると、文章全体がどういう構成になっているか一目でわかる
２）左側の見出しをクリックすると、右側の本文がそこに飛ぶので、編集がラク。
なんですね。
　　WZのVersion5になって強化されたのは、右側の本文の見出し部分を変えると、左側の見出しも同時に変わるようになったところが私にとっては非常に大きい点でした。

　　実は、アウトラインはWZの専売特許ではなく、アウトラインプロセッサなどと呼ばれるフリーソフトや、ワードにもこの機能がついているんです。私も色々試したんですが、WZが何と言ってもラクでした。それは、■マークを打って、その後に書いていけば自動的に見出しになるからです。

●アウトライン機能ってフリーソフトには無いの？

　　フリー（無料）のエディタも結構出ていて、アウトライン機能つきのも実はあったりします。でも、機能的にはかなり貧弱なんです。例えば、WZは見出しのレベルを１（大見出し）、２（中見出し）、３（小見出し）などのレベルで細かく設定できます。すると、大見出しだけ表示させて、全体の流れを大つかみでつかんだり、中見出しまで表示させて、もう少し細かくみたり、ということが自由にできるんです。しかし、フリーのエディタですと、全部大見出しになったりしてしまいます。

●その他のWZの長所

　　後は、印刷での装飾機能が多い点でしょうか。このあたりは、他のエディタと比較したことがあまり無いのですが、印刷のフォントなどが自由に変えられます。もちろん、一行当たりの文字数や行間も自由に設定できるんです。本を書くときは、40文字Ｘ16行などと１ページ当たりの文字量は決まってきます。そのときに、１ページの字数をそれに合わせて印刷することができ、どのくらいの量になるのかがすぐわかるから便利です。また、縦書き印刷も出来るので、縦書きの本のイメージをつかみたいときなどにも便利です。
　　また、先ほどのアウトラインと関連して、見出しに使われている部分を色々強調したりできるので、細かい装飾は出来ないにしても、一応それなりの強調表現などはできます。
　　あと、これはWZというよりはテキストエディタ全般の強みなんですが、動作が軽快です。今私がメルマガ書きに使っているファイルは、４０万文字あります。原稿用紙にして２５０枚分です。メルマガ60回分くらいのデータを一つのファイルで管理しているんです。そうしないとファイルが増えて、バックナンバーを探したりなどの管理・検索が非常に面倒だからです。もし、これだけのデータをワードで扱おうと思ったら大変なことになります。恐らく、使うに耐えないでしょう。テキストファイルは、余計な装飾などがない分、処理も速いんです。大きい文書を管理したい人には、エディタはお勧めです。
　　あと、WZはその他のテキストエディタが出来るようなことは、大抵できると思います。

●WZの弱み

　　WZはちょっと高いです。パッケージ版で9800円です。シェアウェアの秀丸エディタなどに比べるとちょっと高いです。もちろんその価値があるからこそお奨めしています。また、パッケージ版には、メールソフトもついています。9800円が高いかたは、メールソフトなしのオンライン版6800円を買えばいいと思います。

ちなみに、DOSであれば、VZ Editorが超お奨めです。といっても、DOSを今更使う人はいないと思いますが・・・。私は、モバイルギアというNECが昔発売していたPDAを今でも愛用していて、それでMS-DOSを使っているため、DOSのエディタが必要なんです。仕事のスケジュールとか、メモ書きとかは全てこれで行います。もちろん、メモはテキストファイルで取るわけです。テキストファイルはパソコンでそのまま読めますから便利です。テキストファイルの強みは、マックであろうと、WindowsであろうとDOSであろうとUNIXであろうと、共通で使えるということです。もちろん、モバイルギアで打った内容をパソコンにすぐ入れることが出来ますからそれも便利です。WZ Editorと名前が似ていますが、はい、同じ会社から出ています。

というわけで、私の文書管理テクニックを公開してみました。参考になれば幸いです。私が書いているメルマガはこちらから登録できますので、見てみて下さい。営業やマーケティングをやっている方はもちろん、全てのビジネスパーソンにお勧めです。